En flytteprosess er en gyllen mulighet for positiv organisasjonsutvikling i bedriften. Det er særlig fire faktorer som kan bidra til vekst etter flytting, mener forsker.
Det er mange grunner til at bedrifter velger å flytte til nye lokaler. I sin masteroppgave i eiendomsutvikling og -forvaltning ved NTNU så Lars Berger nærmere på hva leietakere oppnådde ved å flytte. Oppgaven er basert på dokumentstudier og spørreundersøkelser, samt dybdeintervjuer med 16 større leietakere i Trondheim som flyttet i perioden 2014-2020.
Lars Berger konkluderer med at det er fire suksessfaktorer som kan gi vekst for bedriften i nye kontorlokaler:
Strategisk arealforvaltning: Bedriften må ha en profesjonell holdning til bruken av lokalene.
Strategisk programmering: Gode prosesser som er forankret fra topp til bunn i organisasjonen er en suksessfaktor for vellykket kontorflytting. Det handler om god planlegging, definerte arbeidsoppgaver og hvordan arealene kan støtte disse. Det er viktig at programmeringsprosessen er forankret strategisk i ledelsen slik at den gjennomføres på riktig måte.
Organisasjonsendring: Det er enklere å skape en god og fleksibel organisasjon i moderne lokaler.
Tid til planlegging: Strategisk programmering må gli over i en inkluderende prosjekteringsfase. Det kan være lurt å begynne planleggingen så lenge som tre år før selve flyttingen.
Nye bygg har bedre fleksibilitet fordi byggene planlegges bedre, leietakerne er flinkere til å benytte strategisk programmering og at det finnes bedre kontorløsninger på markedet.
– Bruken av kontorlokaler vil endre seg radikalt etter korona. Det er bevist en gang for alle at det å jobbe hjemmefra fungerer både med hensyn til effektivitet og ansatt-tilfredshet. Det vil sannsynligvis føre til at mange bedrifter vil redusere sine arealer, kombinert med økt bruk av aktivitetsbaserte løsninger. Blant dem jeg intervjuet økte bruken av åpne kontorløsninger fra 71 til 94 prosent, forteller Berger, som parallelt med studiene har jobbet med utleie av næringseiendom i Trondheim.
Bergers masteroppgave slår fast at selv om kostnadene går opp ved en flytting, går arealbruken nesten tilsvarende ned.
– Resultatet av spart areal og økte kostnader er samlet sett en økning i kostnader på i underkant av 2 prosent. Dette gir uttelling i vesentlig bedre brukskvalitet, påpeker han.
I sin masteroppgave i eiendomsutvikling og -forvaltning ved NTNU så Lars Berger nærmere på hva leietakere oppnådde ved å flytte.
Effekt på organisasjonen
Flytting kan innebære organisasjonsendringer for bedriften, derfor er det viktig å planlegge godt for dette også, for eksempel ved overgang til mer åpne løsninger.
– Økt fleksibilitet er viktig for bedrifter som flytter. Det handler både om hvor enkelt bygget kan tilpasses endringer i bedriftens behov, men også om fleksibilitet i leiekontrakten, og om den inneholder opsjonsmuligheter for areal, sier Berger.
Nye bygg har bedre fleksibilitet fordi byggene planlegges bedre, leietakerne er flinkere til å benytte strategisk programmering og at det finnes bedre kontorløsninger på markedet. Leiekontrakter i nye bygg har også bedre opsjonsprogrammer for ned- eller oppskalering, exitmuligheter og lengde på kontraktene.
Mer tilfredse ansatte etter kontorflytting
En av årsakene til at mange bedrifter velger å flytte er at de ønsker å gi organisasjonen en «boost». De som ble intervjuet i Lars Bergers masteroppgave bekrefter at det målet ble nådd.
– De rapporterer at ansatt-tilfredsheten har økt etter flyttingen, til tross for at mange flyttet til mindre arealer og tok i bruk åpne løsninger i større grad. Det er viktig at det er et godt samspill mellom bygget, de som bruker bygget og bedriftens strategi, sier han.
I tillegg er flere opptatt av at kontorlokalene skal ha et godt inneklima.
– Det handler ikke bare om ventilasjon og temperatur, men også om faktorer som klang og lysforhold. Her har både teknologien og kvaliteten på selve bygget blitt mye bedre, forklarer Berger.
At det nye kontorbygget har god interiørdesign, bidrar også til økt tilfredshet.
– Vi påvirkes av omgivelsene rundt oss, fastslår Berger.
Flere saker til inspirasjon
