Skreddersydde lokaler på Oslos tak

Da Bravida flyttet inn i splitter nye lokaler, hadde de fem måneder på seg til å fylle et tomt betongskall med en spesialdesignet kontorløsning. Les hvordan det gikk.

Parallell er Skanskas signalbygg på Løren som sto ferdig i 2022. Dette huser nå blant annet 50 ansatte på hovedkontoret til Bravida. Her samler de funksjoner som økonomi, HR, IT, innkjøp og ledelse i lokaler med panoramautsikt over Oslo.

Leder for produksjonsprosesser i Bravida, Lars Arne Mjørlund, var ansvarlig for flytte- og innredningsprosessen som skulle gjennomføres på rekordtid.

- Vi skrev under på leiekontrakten på sommeren og tok over lokalene 1. desember. På disse månedene skulle lokalene gå fra å være et tomt skall med betongdekke til å bli et komplett kontor.

Dette skjedde dessuten på et tidspunkt der Covid 19 hadde ført til lange bestillingstider og store forsinkelser, så det var mange mulige humper i veien før lokalene var innflyttingsklare.

Hvordan ta hensyn til ansattes ønsker?

Fordelen med å overta et «skall» var at Bravida selv fikk anledning til å designe kontoret slik de ønsket. Samtidig – det å starte med blanke ark og betongvegger kan by på noen utfordringer når det kommer til de ansattes ønsker og behov.

- Noen ønsket cellekontorer, andre ønsket åpnet landskap. For å være i stand til å ta valgene som måtte tas, etablerte vi en kjernegruppe som ble beslutningstaker og ansvarlig.

Kjernegruppen besto av tre personer, og via Skanska fikk de god hjelp fra en interiørarkitekt.

- I leieavtalen fikk vi noen timer med interiørarkitekt. Så kjøpte vi noen ekstra timer i tillegg. Vi fikk også god hjelp av Skanskas prosjektleder hele veien.

Bravida endte med å kombinere cellekontorer med åpne arealer. Mjørlund tok utgangspunkt i arbeidsoppgavene til de enkelte ved fordelingen av kontorplasser.

De ulike sosiale sonene har før til at de ansatte nå kjenner hverandre bedre enn tidligere selv om mange sitter på hvert sitt kontor.

– Vi endte nok med flere cellekontorer enn arkitekten ønsket, men vi har en del funksjoner som ikke egner seg i åpne landskap, som økonomi og HR. Samtidig ønsket vi en stor sosial sone der vi kunne samle alle ansatte.

De ulike sosiale sonene har før til at de ansatte nå kjenner hverandre bedre enn tidligere selv om mange sitter på hvert sitt kontor.

– Nå sitter hver avdeling mer samlet, vi har åpne glassvegger inn til hvert kontor, og vi møtes i sosiale soner på tvers av avdelingene.

I det man ankommer Bravida-kontoret blir man tatt imot i et stort, åpent rom med panoramautsikt over Oslo. Her er det kaffemaskiner og kjøkken, gode loungemøbler og alt man trenger av lyd og bilde-utstyr slik at Bravida kan samle alle 50 til fellesmøter.

– Her har vi felles møter og sosiale treff, forteller Mjørlund.

– I tillegg møtes vi ofte i de ulike sosiale sonene for en morgenkaffe når vi kommer på jobb før vi går hvert til vårt.

Flytting i ekspressfart

Det kan være utfordrende å hindre at en flytteprosess ikke går utover selskapets daglige drift og effektivitet. Mjørlund i Bravida var hele veien opptatt av at de ansatte ikke skulle bli skadelidende i prosessen. Han skisserte ut prosessen i detalj i forkant.

Ikke alle er så glade i endring, så det var mange spørsmål som hang i luften før flyttingen. Hvordan ville hverdagen bli? Hvor skulle de sitte, og ville de få parkeringsplass? Er det noe jeg har lært så er det at det aldri kan bli for mye informasjon internt.

– Vi bestemte at de ansatte skulle gå fra sin kontorplass på en torsdag. Fredag skulle de ha hjemmekontor, og mandagen etter skulle de sette seg på sin nye plass og være i gang umiddelbart.

I forkant av flyttingen fikk Mjørlund og kjernegruppen gode råd fra flyttebyrået First Movers med lang erfaring med tilsvarende flytteprosesser. Dette byrået pakket ned de ansattes kontorer på torsdag ettermiddag i merkede flyttekasser. Fredag morgen ble kassene pakket ut på de respektives nye kontorer. Uken forut hadde flyttebyrået flyttet tingene som ikke tilhørte de ansatte som kunst og rekvisita. Mjørlund bidro selv til å koble opp 50 pc-er som skulle stå klare ved helgens slutt.

– Det å bruke et profesjonelt flyttebyrå med masse erfaring var veldig nyttig. Jeg ser for meg at hvis alle ansatte skulle flyttet sine ting, ville det fort blitt kaos.

– Så var det både hyggelig og behagelig å komme hit på en mandag, få nytt adgangskort og sette i gang med arbeidsdagen.

Som IT-ansvarlig var det Daniel Furøy som ville fått sitt svare strev med å rette opp eventuelle feil og utfordringer i de nye kontorene.

– Det har vært minimalt med feil. Det har kun vært noen små bagateller. Alt fungerte akkurat som før på hver enkelt arbeidsstasjon. I tillegg har vi nå topp moderne IT-løsninger på alle møterom, forteller Furøy.

Hva har vært responsen blant de ansatte etter flyttingen?

– Jeg tror at uansett hvem du spør, så vil de svare at dette gikk fint. Det var mange som bekymret seg i forkant, det var en del prat om alt som kunne gå galt. Dermed var det ekstra morsomt at alt gikk så fint, sier Furøy.

– Ikke alle er så glade i endring, så det var mange spørsmål som hang i luften før flyttingen. Hvordan ville hverdagen bli? Hvor skulle de sitte, og ville de få parkeringsplass? Er det noe jeg har lært så er det at det aldri kan bli for mye informasjon internt, sier Mjørlund.

Innredningsprosessen og flyttingen gikk på skinner til tross for kort tid. De ansatte stortrives i nye lokaler. Mjørlund forteller at flere også har skrytt av den «nye» kunsten som nå henger på veggene.

– Da kan jeg fortelle dem at det er nøyaktig samme kunst som hang i de gamle lokalene. Men her kommer de åpenbart mer til sin rett, ler han.

Fotograf: Fartein Rudgjord