Nye kontorlokaler ga mer fleksibilitet

Tidligere jobbet medarbeiderne i Helsedirektoratet (Hdir) på cellekontorer i en høyblokk i Oslo sentrum.

– Det var som en silo. Vi hadde noen få arealer som var bygd om til åpent landskap, men generelt la bygningen lite til rette for samhandling på tvers. Parallelt med flytteprosessen gikk vi også gjennom en organisasjonsutviklingsprosess, forteller seniorrådgiver Per-Rune Vestrheim, som kom inn som prosjektmedarbeider for «Prosjekt Nye lokaler» med hovedansvar for selve flyttingen og AV-utstyr, samt tilbakestilling av gamle lokaler.

Hdir hadde klare mål for hva de ønsket å oppnå med de nye lokalene:

1. Tilrettelegge for innovasjon, nytenkning og samhandling.
2. Være egnet for oppgaver og tjenester Hdir skal utføre i fremtiden.
3. Gi gode arbeidsplassløsninger og fasiliteter som fremmer godt arbeidsmiljø.
4. Ivareta krav til universell utforming, stor grad av fleksibilitet og tilpasningsmuligheter.
5. Være arealeffektive og økonomisk fordelaktige.
6. Bidra til at Hdir kan oppfylle samfunnsansvaret med minimale miljøbelastninger.
    
   – Oppsummert vil jeg si at flytteprosessen var krevende, men resultatet er svært vellykket. De nye lokalene møter våre behov og krav, og det er lagt til rette for god samhandling, sier Vestrheim.

Kontorbygg med stor fleksibilitet

Kontorbygget Workplace Oo på Storo i Oslo er utviklet av Skanska Næringseiendom. I bygget har man satset på tidløse, funksjonelle og fleksible løsninger. Kontorbygget består av to bygningskropper som er knyttet sammen av et stort innvendig atrium. Dette er flerfunksjonelt og fungerer som byggets hjerte.

Hdir var første leietaker som flyttet inn i Workplace Oo, og disponerer sju etasjer.  

– I første etasje har vi et konferansesenter beregnet på møter med eksterne gjester. Det har vært en suksess fra første dag. Kombinasjonen av fleksible rom og betjent servicedesk som bistår ansatte har vært viktig, forteller Vestrheim.

Under pandemien har fleksibiliteten i bygget virkelig kommet til sin rett. For eksempel har auditoriet fungert som presserom, slik at det har vært mulig å overholde avstandskravet.

De øvrige seks etasjene er åpne kontorlandskap som er innredet etter ringer-i-vann-prinsippet: Fra inngangen kommer du først til møterom, kjøkkensoner og andre potensielt støyende arealer, og så videre inn til arbeidssonene. I midten av etasjene ligger multirommene, som brukes for å ta telefoner, kortere møter eller videomøter.

– I hovedsak har alle ansatte gått over fra cellekontorer til åpne landskap, og det har gått over all forventning. Cellekontor tildeles etter bestemte kriterier fra HR, og etter tildelingen var det faktisk cellekontorer til overs. Disse kan bookes av ansatte inntil to ganger i måneden, sier han.

Digitale løsninger var en sentral del av prosjektet.

– Vi har investert i audio-og videoutstyr i alle rom for å støtte opp under digital samhandling. I tillegg har alle ansatte gått over til å jobbe med laptop og toskjermløsning, og bruker kun mobiltelefon, sier Vestrheim.

Endringene er gjennomført på bakgrunn av involvering av ansatte, med støtte fra ledelsen i prosessen.

– En slik flytteprosess er nødt til å være godt forankret i toppledelsen, samt at de ser viktigheten av å kunne gjøre endringer underveis, poengterer Vestrheim.

Miljøsertifisert kontorbygg
 

I juni 2019 inngikk Skanska Næringseiendom en avtale med DNB Scandinavian Property Fund (SPF) om salg av Workplace Oo.

– Workplace Oo er et nytt og fremtidsrettet bygg med flott design, og Skanska er en seriøs og trygg aktør som selger. Bygget ligger ved et knutepunkt med god offentlig kommunikasjon like i nærheten, sier investeringssjef Odd Isaachsen Willoch i DNB SPF.

Bygget er på totalt 24.000 kvadratmeter, og i tillegg til Hdir leier blant andre Bydel Sagene med bydelsadministrasjon, helsesenter og legesenter og Opera Software lokaler der.

Workplace Oo har energiklasse A og er BREEAM-NOR Excellent-sertifisert. Det benytter Skanskas patenterte kjølesystem Deep Green Cooling, og har fått støtte fra Enova for bruk av innovativ teknologi.

DNB SPF opplever at leietakerne trives i Workplace Oo.

– Leietakerne er svært fornøyde med kantinekonseptet og at Workplace Oo er et fullservicebygg med betjent resepsjon og utvidet servicefunksjon med Site manager som ivaretar leietakernes behov og ønsker, forteller markedssjef Anne Sofie Stafseth.

Selv om bygget er tilrettelagt for dem som sykler til jobb, har behovet for sykkelparkering økt under og etter koronapandemien.

– Utviklingen går kjempefort og det vi ser i ettertid er at prosjektet kanskje burde hatt enda større fokus på sykkelparkering for el-sykler, sier hun.

Fornøyde ansatte etter flytting

Brukerundersøkelser blant ansatte i Hdir viser at de aller fleste er godt fornøyd med sin nye arbeidsplass. I en evaluering gjennomført et halvt år etter flyttingen svarte 2/3 av de ansatte at de nye lokalene bidrar til god samhandling internt.

–De sier at lokalene er nye, kule og moderne, men at det tar tid å bo seg inn, forteller Vestrheim.

Et av målet for flyttingen var at de nye lokalene skal bidra til å fremme et godt arbeidsmiljø.

– Dette er en kontinuerlig prosess. Lokalene ivaretar krav om universell utforming og fleksibilitet, og oppfyller vårt samfunnsansvar når det gjelder minimale miljøbelastninger. Miljøaspektet har vært en viktig faktor for direktoratet, sier Per-Rune Vestrheim.